Departamento de Administração

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO

Diretor: Dilcileno Santos Ferreira

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Contato Telefônico: Institucional: 094 98405 1477

• O Departamento de Administração, subordinado à Diretoria Geral, compete às seguintes atribuições:
• Assessorar a Diretoria Geral em assuntos de sua área de competência;
• Zelar pelo cumprimento das metas estabelecidas nos planejamentos institucionais no âmbito do IFPA na sua área de atuação;
• Desenvolver atividades relacionadas com a organização, orientação, coordenação, decisão, execução e implementação de políticas e diretrizes da área de sua competência;
• Coordenar e supervisionar, no âmbito do Campus, serviços de terceiros, transporte, manutenção em bens móveis, almoxarifado, processos de aquisições de materiais e contratação de serviços;
• Estabelecer programas de reposição de estoques, definindo prioridades relativas às compras no âmbito do Campus;
• Gerir, expedir, organizar e atualizar as documentações e arquivos de informações relativos à administração;
• Apoiar a elaboração de relatórios de gestão e do processo de prestação de contas anual;
• Acompanhar a gestão de contratos e convênios no âmbito do Campus;
• Promover a aquisição e distribuição de material, controle patrimonial, assim como sobre a administração das operações de conservação e manutenção dos bens móveis no âmbito do campus;
• Promover o cadastro, controle e atualizações dos valores do Patrimônio Imóvel do campus;
• Acompanhar e subsidiar com informações a Unidade Gestora responsável pela alimentação do SIGPP, periodicamente, conforme solicitado;
• Executar outras funções que, por sua natureza, lhe estejam afetas ou lhe tenham sido atribuídas.

Subordinados ao Departamento de Administração estão os setores: Coordenação de Contabilidade e Finanças; Setor de Aquisições, Setor de Contatos e Convênios; Setor de Materiais e Patrimônio; Setor de Transportes; Setor de Infraestrutura; Setor de Gestão Documental e Setor de Concessão de Diárias e Passagens.

• À Coordenação de Contabilidade e Finanças, subordinada ao Departamento de Administração, compete às seguintes atribuições:

• Executar a escrituração por meio dos lançamentos de atos e fatos contábeis do SIAFI;
• Acompanhar e regularizar as inconsistências das equações de desequilíbrios contábeis do SIAFI, como regularização de ordens bancárias canceladas, devolução de despesas por meio de Guia de Recolhimento da União (GRU), ajustes da contabilização da variação patrimonial ativa e passiva lançada incorretamente identificando a Unidade Gestora Executora (UGE) responsável para que esta execute a correção;
• Promover a análise processual e conformidade da legislação;
• Atualizar as informações cadastrais do Rol de responsáveis no SIAFI;
• Manter as obrigações fiscais e acessórias atualizadas do Campus;
• Proceder à abertura do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica de Campi novos juntos à Receita Federal, e, por conseguinte, criar as UGE no SIAFI;
• Proceder a atualização dos dados cadastrais do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica do campus, sempre que ocorrer atualização dos dados;
• Realizar os registros contábeis e conferência das contas dos balanços (patrimonial, financeiro, orçamentário, e compensação) em conformidade com as leis vigentes da temática contábil da Administração Pública;
• Elaborar e manter atualizadas as contas contábeis de acordo com os normativos do manual do SIAFI, a fim de serem gerados relatórios contábeis consistentes;
• Realizar a parametrização de códigos de recolhimento de GRU;
• Realizar a conciliação de contas de movimentação do almoxarifado (RMA) e da contabilidade no SIAFI, efetuar a baixa do estoque de materiais de consumo e proceder à reclassificação de subitens quando lançados incorretamente;
• Realizar a conciliação de contas patrimoniais de bens permanentes, efetuar registro de incorporação de bens através de documentos hábeis do novo Siafi -Web, além de contabilizar os acertos cabíveis do Relatório de Movimentação de Bens Patrimoniais (RMB) do Campus;
• Realizar os registros contábeis da depreciação e amortização dos bens patrimoniais DO CAMPUS;
• Elaborar demonstrações contábeis e participar da equipe de prestação de contas anuais, além de orientar a comissão local do campus na elaboração do Relatório de Gestão e prestar informações complementares sobre a execução orçamentária financeira e contábil na elaboração do relatório;
• Registrar no SIAFI os contratos, garantias e termos aditivos;
• Proceder a conformidade contábil e de Órgão dos documentos lançados no SIAFI, tendo como base a conformidade de gestão e os documentos contábeis, validando, portanto, os valores registrados no sistema SIAFI;
• Tomar providências tempestivas durante todo exercício, e especialmente no encerramento, de forma a não apresentar restrição na conformidade contábil do Balanço Geral da União (BGU), tendo em vista que as restrições de cada órgão são encaminhadas ao TCU ao final do exercício para providências que julgarem pertinentes;
• Prestar informações sobre execuções orçamentárias, financeira e contábil, na elaboração do Relatório de Gestão;
• Elaborar e encaminhar a Declaração de Imposto de Renda retido na fonte (DIRF) do CAMPUS;
• Elaborar relatórios com as informações financeiras e contábeis através do SIAFI Gerencial e Tesouro Gerencial, subsidiando a elaboração do Relatório de Gestão;
• Acompanhar e subsidiar com informações a Unidade Gestora responsável pela alimentação do SIGPP, periodicamente, conforme solicitado;
• Executar outras funções que, por sua natureza, lhe estejam afetas ou lhe tenham sido atribuídas.

• Ao Setor de Aquisições, subordinado ao Departamento de Administração, compete as seguintes atribuições:

• Assessorar e auxiliar diretamente e/ou indiretamente o solicitante/requisitante de materiais, produtos e serviços, nas respectivas especificações e cotações, para o alcance de um melhor enquadramento e possibilitando a montagem correta do processo licitatório;
• Identificar e catalogar o universo de materiais necessários ao funcionamento do Campus;
• Estabelecer cronograma institucional, Agenda de Compras, para a realização de licitações de bens e serviços comuns, de acordo com os grupos e subgrupos de materiais;
• Aprovar a inclusão do material no catálogo de materiais do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC);
• Coordenar, executar e acompanhar os processos de compras;
• Preparar os processos de compras para licitação;
• Coordenar, supervisionar e revisar procedimentos licitatórios relativos a compras e a serviços comuns realizados no Campus;
• Instruir os procedimentos de compras e de contratação de serviços comuns demandados pelas diversas unidades do Campus;
• Definir padrões e especificações dos bens patrimoniais e de consumo a serem adquiridos, levando em consideração quantidade, qualidade, economicidade e funcionalidade;
• Elaborar e manter atualizado o catálogo de material do IFPA;
• Proceder à avaliação dos atos relativos à dispensa e inexigibilidade de licitações;
• Gerenciar os processos de cotação de preços de bens;
• Consultar preço dos materiais e serviços;
• Executar e instituir os processos de compras de sua responsabilidade, de acordo com a Agenda de Compras;
• Manter e divulgar relatórios bimestrais com a execução de licitações no Campus;
• Dar suporte administrativo aos processos de compras;
• Auxiliar a hierarquia superior na indicação de membros para compor a comissão permanente de Licitação do Campus;
• Elaborar e manter atualizada a Portaria de pregoeiros e equipe técnica do Campus;
• Proceder às publicações previstas na legislação;
• Manter atualizado os sistemas, mapas, planilhas e sites de informações sobre licitações no âmbito do Campus, permitindo um rigoroso acompanhamento transparente dos processos, seus prazos, pelo Controle Interno, TCU, CGU e qualquer cidadão interessado no processo;
• Elaborar Plano de Ação para o desenvolvimento da unidade;
• Gerenciar e operacionalizar os sistemas informatizados nas suas áreas de atuação;
• Gerenciar as Atas de Registro de Preços em relação à manutenção dos preços registrados com os praticados no mercado e o controle de adesões;
• Realizar a análise de pedidos de adesão de órgãos não participantes, manifestando-se quanto à autorização das solicitações;
• Cumprir e fazer cumprir as normas e procedimentos institucionais;
• Acompanhar e subsidiar com informações a Unidade Gestora responsável pela alimentação do SIGPP, periodicamente, conforme solicitado;
• Executar outras funções que, por sua natureza, lhe estejam afetas ou lhe tenham sido atribuídas.

• Ao Setor de Contratos e Convênios, subordinado ao Departamento de Administração, compete às seguintes atribuições:

• Exercer a gestão dos contratos firmados pelo Campus para fornecimento de produtos e serviços;
• Elaborar os instrumentos contratuais, termos aditivos, atas de registro de preços, cessões, doações e autorizações de uso para publicação, de acordo com a legislação vigente;
• Conhecer a legislação relativa aos contratos e convênios administrativos, no intuito de adotar os procedimentos nela previstos;
• Manter contato direto com os fiscais dos contratos e convênios, visando ao controle e acompanhamento durante a execução desses instrumentos;
• Emitir relatórios e planilhas referentes aos contratos e convênios, bem como mantê-los atualizados;
• Manter o Departamento de Administração, ou setor equivalente, informado sobre a situação dos contratos e convênios;
• Elaborar planilhas de cálculos para controle de saldos/pagamentos e cálculos estimativos que orientarão os valores dos novos contratos ou renovação dos já existentes;
• Organizar o arquivo relacionado ao Setor;
• Publicar os extratos dos instrumentos no Diário Oficial da União (DOU);
• Cadastrar contratos firmados no Sistema de Gestão de Contratos (SICON);
• Analisar processos, propostas, documentos e informações referentes aos convênios;
• Encaminhar e acompanhar processos de Convênios em sua tramitação;
• Elaborar Termos de Convênios, Acordos de Cooperação em conformidade com a legislação vigente, em parceria com o demandante;
• Tomar todas as providências administrativas para que os prazos sejam cumpridos, tanto nos direitos quanto nas obrigações geradas pela Coordenação;
• Elaborar sugestões para aprimorar o processo de acompanhamento dos Convênios;
• Viabilizar contatos com entidades da sociedade que possam vir a firmar convênios com o IFPA;
• Operacionalizar os sistemas informatizados nas suas áreas de atuação;
• Acompanhar e subsidiar com informações a Unidade Gestora responsável pela alimentação do SIGPP, periodicamente, conforme solicitado;
• Executar outras funções que, por sua natureza, lhe estejam afetas ou lhe tenham sido atribuídas.

• Ao Setor de Materiais e Patrimônio, subordinado ao Departamento de Administração, compete às seguintes atribuições:

• Enviar/acompanhar envio de notas de empenhos aos fornecedores;
• Conferir, inspecionar e receber o material adquirido, de acordo com as especificações da nota empenho;
• Fixar e manter estoques mínimos dos materiais de uso comum;
• Emitir pedidos de compras para reposição de estoque, bem como atender às solicitações de materiais;
• Manter atualizados os registros de entrada e saída de material;
• Elaborar RMA mensal e inventários do almoxarifado, conforme legislação em vigor;
• Aperfeiçoar as especificações dos materiais, sugerindo alterações ou propondo alternativas frente à realidade de mercado;
• Acompanhar e assessorar as unidades de ensino na elaboração de suas programações de consumo;
• Planejar a previsão de compras de bens de consumo do Campus;
• Atestar notas fiscais referentes às compras de bens de consumo de estoque do almoxarifado;
• Operacionalizar os sistemas informatizados nas suas áreas de atuação;
• Apresentar os relatórios solicitados pelos órgãos superiores;
• Zelar e fazer cumprir as normas e orientações dos órgãos superiores do IFPA;
• Gerir o controle da documentação relativa ao patrimônio do Campus;
• Elaborar o RMB do Campus;
• Cadastrar, controlar e atualizar os Valores do Patrimônio de bens móveis do Campus;
• Realizar de registros analíticos, com indicação dos elementos necessários à sua perfeita caracterização e dos agentes responsáveis pela respectiva guarda e administração dos bens patrimoniais do Campus;
• Promover a identificação e triagem dos bens móveis, imóveis e semoventes suscetíveis de baixa, orientando quanto à abertura de processos e ao acompanhamento de sua tramitação;
• Subsidiar à Comissão de Inventário Anual, com informações necessárias que possam viabilizar a realização do levantamento dos bens existentes no Campus;
• Orientar os agentes consignatários do dever de dar ciência prévia à Unidade de materiais e serviços de qualquer movimentação de material permanente, ainda que o mesmo permaneça sob sua responsabilidade;
• Elaborar o inventário periódico com a finalidade de constatar os aspectos quantitativos e qualitativos para atualização dos registros ou quando da mudança de agente responsável;
• Coordenar a logística de distribuição dos bens permanentes recebidos pelo Campus;
• Realizar o levantamento mensal das incorporações de materiais permanentes ao patrimônio do Campus;
• Registrar a documentação referente aos bens móveis, mantendo-a em arquivo juntamente com aquela relativa à alienação, cessão, permuta ou baixas desses bens;
• Realizar a inspeção e propor a alienação dos móveis inservíveis ou de recuperação antieconômica, mediante laudo;
• Operacionalizar os sistemas informatizados nas suas áreas de atuação;
• A Unidade gestora acompanhará e subsidiará com informações a Unidade Gestora responsável pela alimentação do SIGPP, periodicamente, conforme solicitado;
• Executar outras funções que, por sua natureza, lhe estejam afetas ou lhe tenham sido atribuídas.

• Ao Setor de Transportes, subordinado ao Departamento de Administração, compete às seguintes atribuições:

• Acompanhar a regularidade da frota dos veículos do Campus quanto ao licenciamento anual;
• Coordenar, fiscalizar e controlar os serviços de transporte, segurança e logística do Campus;
• Realizar programação, coordenação e execução dos serviços de transporte de pessoas e materiais do Campus;
• Auxiliar a entrega e distribuição de material e equipamentos;
• Controlar o consumo de combustível por quilômetro, montando mapa estatístico comparativo do contrato de frota permanente, bem como manter atualizado o módulo de transporte do Sistema Integrado de Gestão (SIG) do IFPA;
• Realizar o controle dos servidores autorizados a conduzir veículos oficiais;
• Realizar a manutenção preventiva dos veículos;
• Fiscalizar e regularizar a documentação dos veículos;
• Controlar as apólices de seguro dos veículos;
• Executar serviços de manutenção nos veículos da frota própria do Campus, para que permaneçam em condições satisfatórias de uso;
• Conciliar as necessidades de transportes das unidades acadêmicas e administrativas do Campus e as possibilidades de recursos humanos e veículos disponíveis;
• Executar outras funções que, por sua natureza, lhe estejam afetas ou lhe tenham sido atribuídas.
• Ao Setor de Infraestrutura, subordinado ao Departamento de Administração, compete às seguintes atribuições.
• Supervisionar, coordenar e orientar tecnicamente no que couber, os projetos de engenharia observando normas do MEC/SETEC e a legislação vigente;
• Prestar apoio e assessoria ao Campus em assuntos relativos a projetos de engenharia;
• Prestar apoio a Coordenação e elaboração de projetos básicos, relatórios orçamentários de obras e serviços de engenharia;
• Prestar apoio e no que couber às equipes de execução e fiscalização do desenvolvimento de projetos de obras;
• Emitir parecer técnico sobre as propostas apresentadas para obras e serviços a serem executados;
• Participar da elaboração e acompanhar a implantação do Plano Diretor de infraestrutura do IFPA.
• Zelar pela conservação dos bens patrimoniais sob sua responsabilidade;
• Executar outras funções que, por sua natureza, lhe estejam afetas ou lhe tenham sido atribuídas.
• Acompanhar o contrato de prestação de serviços de manutenção predial e sugerir melhorias na área física.
• Avaliar e fiscalizar a utilização dos espaços físicos na área administrativa do Campus.
• Executar outras funções que, por sua natureza, lhe estejam afetas ou lhe tenham sido atribuídas.

• Ao Setor de Gestão Documental (Protocolo), subordinado ao Departamento de Administração, contato somente através de e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo., compete as seguintes atribuições:

• Implementar a Gestão documental seguindo as normas arquivistica quanto aos procedimentos relativos à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento, eliminação ou guarda permanente de documentos físicos e digitais relativos às atividades Meio e Fim no Campus;
• Ser responsável pela atividade de protocolo como autuação de documentos para formação de processos eletrônicos, assim como registro, expedição, distribuição e o controle do envio de correspondências e processos físicos via malote;
• Trabalhar em parceria com o Núcleo de Gestão Documental da Reitoria com o objetivo de receber capacitação e orientação relativo a normas técnicas arquivísticas;
• Fazer parte do Comitê Gestor do Sistema Integrado de Arquivo (CGSIARC);
• Trabalhar em parceria com a DTI, com o objetivo de otimizar a usabilidade do Módulos do SIG;
• Receber a documentação saída da fase corrente proveniente dos setores, bem como realizar o tratamento técnico arquivístico (classificação, armazenamento e avaliação);
• Garantir, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e as informações neles contidas, resguardando os aspectos de sigilo e as restrições administrativas legais;
• Coordenar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD);
• Elaborar listagem de documentos a ser avaliados pela CPAD;
• Realizar procedimentos de conservação preventiva dos documentos físico e digitais, como higienização, migração de suporte etc;
• Prestar atendimento aos usuários internos e externos, quanto ao acesso às informações existentes no acervo permanente, mantendo o controle da consulta da documentação;
• Zelar pela conservação dos bens patrimoniais sob sua responsabilidade;
• Preservar a memória institucional protegendo o acervo arquivístico do Campus, para servir como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa científica;
• Acompanhar e subsidiar com informações a Unidade Gestora responsável pela alimentação do SIGPP, periodicamente, conforme solicitado;
• Executar outras funções que, por sua natureza, lhe estejam afetas ou lhe tenham sido atribuídas

• Ao Setor SCDP - Sistema de Concessão de Diárias e Passagens, subordinado ao Departamento de Administração. Ao servidor ou servidora que necessite entrar em contato, poderá solicitar informações através do e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo., compete às seguintes atribuições:

• Receber solicitação de viagem e passagens, por meio de formulário próprio, o qual pode ser encaminhado ao setor presencialmente, ou digitalizado, através de e-mail.
• Realizar no Sistema SCDP o cadastro da solicitação, conforme manual do usuário e conforme previsto nas legislações que regem o SCDP;
• Anexar documentos pertinentes à viagem (programação, convite, convocação, inscrição etc.);
• Efetuar correções e complementações de viagem referentes a datas, roteiros, justificativas etc., caso necessário;
• Encaminhar solicitação de viagem e/ou diárias via Sistema para aprovação do proponente;
• Formalizar a prestação de contas, anexando a documentação exigida: canhotos de bilhetes de passagem (rodoviário, fluvial e/ou aéreo), certificados, declarações, listas de frequência, relatórios de reuniões etc.;
• Encaminhar via sistema, para aprovação da prestação de contas da PCDP;
• Executar outras atribuições que a função exigir relacionadas à concessão de Diárias e Passagens.